Slaďování a time management - tipy pro zaměstnance a zaměstnankyně

14. 8. 2009

Flexibilita práce, slaďování práce a rodiny – to jsou slova, která často adresujeme zaměstnavatelům a přesvědčujeme je, aby vycházeli svým zaměstnancům a zaměstnankyním vstříc při zvládání jejich rozličných životních rolích. Nicméně, v pracovním vztahu, jako v každém jiném vztahu, jsou vždy dvě strany. Zaměstnavatelé by měli nabídnout nástroje a opatření, a zaměstnanci a zaměstnankyně by se měli naučit je dobře využívat.

Mezi první kroky „dobrému využívání“ patří:

- seznámení se s nabídkou flexibilních forem práce, benefitů a dalších opatření na slaďování, které firma nabízí,

- v případě, že zaměstnavatel nemá žádná formální opatření a vše závisí na „individuální dohodě“, jak často od zaměstnavatelů slýcháme, je důležité projevit trochu asertivity a o zpružnění pracovní doby či o částečný úvazek prostě požádat,

- zodpovědný přístup. Pokud Vám zaměstnavatel vyjde vstříc, vy byste měli být schopni efektivně zacházet se svým časem a například při práci z domova skutečně odpracovat domluvený počet hodin.

Slaďování znamená, že jste více pánem či paní svého času. Z toho ale také plyne, že byste měli umět si dobře rozvrhnout své aktivity, s časem zacházet efektivně a znát své priority. Proto vám nabízíme několik jednoduchých cvičení.

1. Žebříček rolí

Cvičení, které pomáhá ujasnit si své životní role a množství času, který jim věnujete. Zkuste si napsat deset svých životních rolí. Třeba jste matka nebo otec, syn či dcera, máte své zaměstnaní a kariéru, k tomu studujete, máte partnera či partnerku a spoustu přátel, s nimiž chcete trávit čas, hrajete na příčnou flétnu a rádi jezdíte na kole.

Když si tenhle seznam sepíšete, seřaďte tyhle své životní role na žebříček – od nejdůležitějšího k nejméně důležitému. Zamyslete se pak, zda energie a čas, který jednotlivým rolím ve svém životě věnujete, odpovídají důležitosti, kterou jste jim přisoudili ve svém žebříčku. Samozřejmě, je třeba vycházet z reálné situace: třeba pro vás je důležitější role otce než role zaměstnance firmy, ale žít z něčeho musíte, takže práci možná věnujete více času, než byste chtěli. Zbylý čas ale můžete rozdělit činnostem, které jsou pro váš život opravdu důležité.

2. Když to hoří

Následující graf vám pomůže v situaci, kdy pro samou práci a úkoly nevíte kam skočit a začínáte se hroutit pod tlakem stresu. Zakreslete si na papír dvě protínající se osy. Svislá je pro důležitost úkolu, vodorovná pro jeho naléhavost. Do tohoto grafu pak zaneste jednotlivé práce, úkoly a činnosti. V pravém horním rohu budou ty nejdůležitější a nejnaléhavější, v levém dolním ty nenaléhavé a nedůležité. Naléhavé a důležité jsou různé krize, práce, u nichž se blíží uzávěrka a podobně. Mezi nenaléhavé a nedůležité patří třeba i činnosti, které si vytváříme, abychom se nemuseli pustit do nepříjemných úkolů.

Posloupnost řešení je číslicemi naznačená v jednotlivých polích – pochopitelně je nejdříve potřeba řešit důležité věci. Na ty méně důležité, i když třeba naléhavé, někdy nemusí ani vybýt čas.

Pokud se vám tato metoda zalíbí, můžete si vytvořit třeba nástěnku se čtyřmi poli, kam vždy zanesete aktuální aktivity. Můžete používat barevné lepicí papírky nebo korkovou nástěnku se špendlíky, což vám umožní jednotlivé úkoly přesouvat mezi poli. Třeba se ukáže, že něco důležitého není zase tak urgentní, anebo to, co se zdálo jako životně důležité, si vlastně vaši pozornost nezaslouží.

3. Seznamy

Seznamy jsou velice osvědčená metoda, kterou pravděpodobně používá každý z nás. Seznam úkolů totiž oplývá skvělými vlastnostmi – máme před očima věci, které máme splnit, a když tak učiníme, můžeme je škrtnout a na konci dne celý seznam roztrhat a vyhodit. A to má vynikající účinky na psychiku. Aby však seznam nebyl naopak jen hmatatelným dokladem toho, co jsme nestihli, musí být realistický a podrobný.

- Aktivity by měly být seřazeny podle důležitosti – třeba právě na základě výše uvedeného grafu.

- Je také dobré si činnosti plánovat s ohledem na jejich časovou náročnost. Ke každé položce na seznamu by tak měla patřit i to, jak dlouho, nebo odkdy do kdy, se jí budeme věnovat. A měli bychom to dodržet. Časový rozvrh vám pak nedovolí napsat si na seznam denních aktivit příliš velký počet věcí, které prostě nelze stihnout.

- Aktivity a jejich časový rozvrh by také měly odpovídat našim biorytmům. Důležité věci byste neměli nechávat na dobu, kdy jste unavení – ať je to ráno nebo večer. Počítejte také s útlumovou fází po obědě.

Autor: Jitka Kolářová